L'expert-comptable des freelances

Un cabinet comptable généraliste pourrait aisément gérer la comptabilité de votre activité de freelance. Mais un expert-comptable habitué à travailler avec les entrepreneurs du web, par exemple, apportera une plus-value bien réelle. D'abord en matière de comptabilité du secteur numérique : il comprend les particularités de la facturation des prestations web (facturations récurrentes, abonnements, etc.). Pareil pour les dépenses typiques du secteur (licences logicielles, matériel, hébergement) et leur traitement fiscal en vue de la déclaration.

Ensuite parce qu'il a une expertise précieuse pour le choix du statut juridique au moment de la création (ou de la transformation), il comprend les problématiques de protection sociale des freelances et peut accompagner la gestion de la TVA, sujet récurrent pour les services à l'international ! Parallèlement, il peut vous conseiller sur le meilleur moment pour changer de statut selon votre croissance, vous aide à anticiper et optimiser votre fiscalité en fonction de vos revenus variables.

Les obligations dépendent de leur régime fiscal et leur chiffre d'affaires. Pour les micro-entrepreneurs qui encaissent jusqu'à 72 600 € de CA annuel, les obligations comptables sont allégées. Il leur suffit de tenir un livre des recettes, un registre des achats et de conserver les factures. Les obligations sont plus importantes  au-delà de ce seuil, ou pour les professions libérales au régime de la déclaration contrôlée. Il faut tenir une comptabilité d'engagement comprenant un livre-journal, un grand livre et des états de synthèse annuels (compte de résultat et annexes 2035). La tenue d'un livre des immobilisations et des amortissements est aussi requise. Les freelances assujettis à la TVA doivent en plus réaliser des déclarations périodiques selon leur régime. Enfin, élément très important, toutes les pièces justificatives doivent être conservées pendant 6 ans.

L’expert-comptable est un conseiller global pour les freelances, au-delà de la production comptable et des obligations diverses. Un bon cabinet réunit des éléments concrets pour conseiller sur le bon régime juridique et fiscal, aide à établir un plan de trésorerie pour provisionner les charges, à déterminer les dépenses déductibles, etc. Il optimise aussi les revenus (lissage, primes), fournit des reportings ciblés (tableau de bord, suivi des impayés) et des préconisations en matière de tarifs. Son accompagnement est précieux en cas de transition vers une société. C’est un vrai partenaire de gestion.

Intégrés à un reporting sur mesure, 5 indicateurs sont essentiels à piloter pour un freelance : le chiffre d’affaires mensuel (vs prévisionnel et N-1), le taux horaire moyen facturé (pour valoriser ses prestations), le taux d’impayés (souvent sous-estimé), la trésorerie disponible (pour honorer les charges fixes) et le montant des frais professionnels (déplacements, matériel). Suivis de près, ces KPIs permettent de gérer efficacement son activité indépendante.

Pour un freelance qui démarre ses services, l’impôt sur le revenu est souvent préférable. En micro-BNC, un abattement forfaitaire de 34% simplifie les charges. Au réel, les frais réels (loyer, matériel) sont déductibles et les bénéfices lissables sur 3 ans. L’impôt société devient intéressant en phase de croissance pour ses taux avantageux (15% jusqu’à 38 120 € de résultat) et ses options de rémunération (salaires, dividendes). Le bon moment pour passer en société est à étudier finement avec son expert-comptable.

Le portage salarial séduit de plus en plus de freelances, car il s'agit d'une alternative intéressante à la micro-entreprise :

• Le freelance conserve son indépendance commerciale (recherche clients, négociation tarifs) mais est salarié d’une société de portage qui le décharge des obligations administratives (compta, contrat client, relances), moyennant un pourcentage sur son CA.
• Il bénéficie du régime de protection du salariat (chômage, mutuelle, prévoyance) contrairement au micro-entrepreneur, avec une prise en charge de 50% des frais professionnels.
• Il profite des avantages d’un contrat en CDI (accès au crédit immobilier, formation) avec la souplesse du freelancing.

Cependant, le portage est moins avantageux fiscalement et ne permet pas de développer sa marque propre. Le choix dépend du profil de risque et des aspirations du freelance.

Tout dépend de la nature de l’activité freelance. Pour les activités commerciales, de service ou libérales, l’immatriculation RCS est obligatoire en EURL/SASU dès la création. Elle est conseillée en EI/micro. Pour les activités artisanales, l’inscription au RM s’impose pareillement à la création. En micro-BNC (professions libérales médicales ou juridiques), aucun enregistrement n’est requis. Ces formalités déterminent aussi le régime social (CIPAV ou Sécurité sociale des indépendants), la TVA, la cotisation foncière des entreprises, etc.

En micro-BNC, les charges sont calculées par l’URSSAF sur la base de la déclaration de chiffre d’affaires, le plus souvent mensuel ou trimestriel. Le taux global est de 22% (maladie, retraite, CSG/CRDS). À noter que la première année d’activité, une dispense de cotisations est automatique. Au régime réel, les cotisations sont calculées en pourcentage du bénéfice annuel, avec un échéancier provisoire et une régularisation en fin d’exercice. Les taux diffèrent selon la nature des prestations et les plafonds en vigueur. La prévoyance est aussi à anticiper. Dans tous les cas, un budget charges sociales est à prévoir, avec l’aide de l’expert-comptable.

Une bonne gestion comptable permet au consultant indépendant de sécuriser son activité et d'optimiser sa trésorerie. Il est essentiel de suivre régulièrement ses entrées et sorties d’argent, d’organiser ses justificatifs et d’anticiper ses charges fiscales. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité ou l’accompagnement par un cabinet comptable spécialisé simplifie ces tâches. Un expert-comptable peut aussi proposer des conseils stratégiques pour structurer l’activité et éviter les erreurs fiscales.

Le choix d’un expert-comptable dépend de plusieurs critères. Un cabinet spécialisé dans l’accompagnement des freelances comprendra mieux leurs enjeux spécifiques et leurs besoins en service comptable. Il doit être réactif, à l’écoute et capable de fournir des solutions adaptées à la gestion quotidienne d’un professionnel indépendant. L’offre doit inclure un suivi précis, une optimisation fiscale et des outils digitaux simplifiant la gestion administrative.

La comptabilité des freelances varie selon leur régime fiscal et leur structure juridique. Les micro-entrepreneurs bénéficient d’une comptabilité simplifiée, tandis que les travailleurs en EURL ou SASU doivent tenir une comptabilité complète avec bilan et compte de résultat. Le suivi des recettes, des dépenses et des charges est essentiel pour optimiser sa rentabilité. Un expert-comptable propose un accompagnement sur-mesure pour assurer la conformité et optimiser les finances de son client.