Simplifiez la comptabilité de votre restaurant

Tenir la comptabilité de son restaurant est une tâche essentielle pour tout gérant souhaitant assurer la réussite de son projet.

Au-delà de l'obligation légale, c'est un outil stratégique indispensable à la gestion et à la croissance de l'entreprise. Il permet de suivre de plus près la rentabilité du restaurant.

Le gérant et l'expert comptable spécialisé restauration jouent des rôles complémentaires pour une comptabilité irréprochable. Découvrez dans cet article votre rôle crucial dans la gestion comptable de votre restaurant, et comprenez à l’aide d’un autre article, les missions indispensables de votre expert-comptable spécialisé.

Tenir la comptabilité d’un restaurant une mission assez compliquée

Le secteur de la restauration se distingue par sa complexité comptable, due à une multitude de facteurs qui enchevêtrent la gestion financière. 

En effet, la gestion quotidienne implique des calculs complexes: 

• Une multitude de comptes à prendre en compte, 
• Une diversité de taux de TVA à appliquer, plusieurs modes de paiement et de consommation, 
• Ainsi qu'une variété de produits et boissons soumis à des réglementations spécifiques. 

Cette complexité exige une expertise pointue, une rigueur méthodique et une connaissance approfondie des réglementations en vigueur pour garantir une gestion financière saine et efficace.

Pour maîtriser sa comptabilité, il faut: prendre des décisions stratégiques:

Engager un expert comptable spécialisé

Réussir la tenue de la comptabilité de son restaurant commence par le choix d'un expert-comptable spécialisé en restauration, conscient de toutes les contraintes et spécificités du secteur et disposant des processus adaptés aux particularités de la restauration.

Choisir un outil de comptabilité en ligne

À l'ère du numérique, tenir sa comptabilité manuellement est devenu inefficace. Il est désormais indispensable d'opter pour un logiciel de comptabilité spécialisé dans la gestion des restaurants, capable d'alléger la lourdeur administrative qui pèse déjà sur les gérants de ces établissements. 

Le choix de l'outil doit porter sur une solution permettant: 

• L’automatisation de certaines tâches chronophages et répétitives, telles que la saisie des factures, la génération des écritures comptables et le suivi des échéances, la ventilation de la TVA etc
• De se connecter aux outils de caisse les plus utilisés par les restaurants afin de pouvoir remonter systématiquement les données des transactions.
• De se connecter avec le compte bancaire du restaurant afin de pouvoir importer automatiquement les transactions financières en temps réel. 

Bonne nouvelle:

Aread Conseil se distingue comme un cabinet d'expertise comptable dédié au secteur de la restauration. Cet expertise s'accompagne d'un outil de comptabilité sur mesure, conçu pour répondre aux besoins spécifiques des restaurants. Il permet justement

• Se connecter aux outils de caisse les plus utilisés par les restaurants en France.
• Accéder au solde de trésorerie en un clic.
• Calculer automatiquement les commissions des plateformes de livraison.
• Générer des factures et suivre les impayés.
• Accéder à un tableau de bord de suivi avec les meilleurs indicateurs de performance.
• Avoir un accès permanent à votre expert-comptable dédié.

Permettant ainsi un gain de temps fou et une probabilité d’erreur proche de Zéro.

Vous pouvez nous contacter pour réserver une consultation gratuite avec l’un de nos experts.

Pour maîtriser sa comptabilité, il faut maintenir une régularité sans faille :

La tenue de la comptabilité d'un restaurant requiert une rigueur absolue afin de garantir la précision des informations financières et la conformité aux obligations légales.

Même si vous avez recours à un cabinet d'expertise comptable, il vous incombe toujours d'assumer de nombreuses responsabilités quotidiennement, hebdomadairement et mensuellement.

Les responsabilités quotidiennes :

Au quotidien, le gérant d’un restaurant doit :

Comptabiliser ses dépenses

Les achats quotidiens du restaurant doivent être regroupés par catégorie et comptabilisés précisément selon le plan comptable général. Par exemple :

• Les denrées alimentaires (viandes, poissons, fruits, légumes, produits laitiers, épiceries) dans le compte 601100.
• Les boissons alcoolisées et non alcoolisées pour les clients dans le compte 601200.
• Les fournitures (produits d'entretien, articles d'hygiène) dans le compte 602200.
• Le petit matériel (vaisselle, couverts, petits appareils électroménagers) dans le compte 603100.

Les factures et les pièces justificatives associées doivent être numérisées et archivées selon un système structuré, soit par catégorie, soit, de préférence, par mois.

NB: Le logiciel de comptabilité qu’Aread offre à ses clients restaurateurs facilite ce processus grâce à la connexion avec le compte bancaire, la catégorisation systématique des dépenses, ainsi que la récupération et la centralisation des justificatifs, offrant ainsi une vue à 360 degrés sur les transactions en temps réel.

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Comptabiliser ses encaissements 

A l’aide d’un système de point de vente ou un logiciel de caisse enregistreuse, les gérants de restaurants doivent comptabiliser et catégoriser leurs encaissements:

• Chaque transaction doit être saisie avec précision, en incluant le type de vente (sur place, à emporter, livraison), les articles vendus, les quantités, les prix unitaires et le montant total.
• Une réconciliation minutieuse des ventes enregistrées dans le système PDV ou le logiciel de caisse avec les recettes réelles (espèces, chèques, reçus de carte bancaire) doit être effectuée.
• Toute différence entre les ventes enregistrées et les recettes réelles doit être identifiée et corrigée.
• Tous les documents justificatifs liés aux encaissements, tels que les tickets de caisse, les reçus de carte bancaire, les dépôts bancaires et autres pièces justificatives, doivent être soigneusement conservés.

Un système d'archivage organisé doit être mis en place, que ce soit par date ou par type de transaction.

NB: L’outil de comptabilité que propose Aread à ses clients permet de simplifier une grande partie de ces opérations grâce à la connectivité avec les logiciels de caisse utilisés, en effet, il permet de

• Centraliser l'enregistrement des ventes.
• Ventiler les recettes par mode de paiement (espèces, carte bancaire, chèque, etc.), mode de consommation (sur place, à emporter, livraison) et taux de TVA applicable.
• Gérer les paiements divers en prenant en charge les différents types de paiement courants dans la restauration, tels que les tickets Z, les paiements par carte bancaire, les tickets restaurants et les chèques.
• Transmettre les données financières à l'expert-comptable pour une analyse et une déclaration fiscales simplifiées.

Les responsabilités hebdomadaires :

En plus des tâches quotidiennes, les gérants des restaurants doivent mettre le point chaque semaine pour: 

• Numériser et classer les justificatifs comptables ( factures d’achats, de ventes, tickets..) selon les catégories de classement déjà spécifiées.
• Réconcilier le relevé bancaire avec les enregistrements comptables.

“Pour classer les documents nous recommandons généralement à nos clients de spécifier des catégories principales (achats, ventes, contrats) et des sous-catégories (par mois ou par semestre). Et aussi d’attribuer des codes uniques pour nommer les dossiers de classification, pour une identification facile et cohérente.

Les responsabilités mensuelles :

Chaque mois, les gérants de restaurants doivent procéder à un suivi minutieux de leurs indicateurs de performance, dont les principaux sont: 

• Le seuil de rentabilité qui décrit le moment où les recettes couvrent les frais d'exploitation, indiquant que le restaurant commence à générer des bénéfices.
• Le taux de remplissage est le pourcentage de tables occupées par rapport aux tables disponibles sur une période donnée.
• Le chiffre d'affaires mensuel qui est le total des recettes réalisées hors taxes sur la période d’un mois, 
• Le ticket moyen par client, qui représente les dépenses moyennes par client, indiquant la qualité de l'offre et la capacité de vente.

En examinant régulièrement ces indicateurs, les restaurateurs peuvent obtenir une vision précise de la santé de leur établissement et identifier les domaines qui nécessitent une attention particulière. L’analyse approfondie des indicateurs de performance permet d’optimiser la gestion, d'améliorer la rentabilité et de garantir une pérennité sur le long terme.

La comptabilité d’un restaurant : responsabilités de l’expert comptable

Le gérant du restaurant et l'expert-comptable assument des rôles complémentaires dans la maîtrise et la tenue de la comptabilité des restaurants. En plus des responsabilités assumées par le gérant, les obligations de l'expert-comptable sont multiples et s'articulent autour de trois axes principaux :

Vérification et Supervision :

L'expert-comptable doit vérifier et superviser les enregistrements financiers effectués par le gérant afin de s'assurer de leur exactitude et de leur conformité aux normes comptables et fiscales en vigueur.

Déclarations Fiscales et Obligations Légales :

L'expert-comptable est chargé de préparer et de soumettre les déclarations fiscales du restaurant, y compris la TVA, l'impôt sur les sociétés et les déclarations sociales. Il veille également à ce que le restaurant respecte toutes ses obligations légales en matière comptable et fiscale.

Analyse et Conseils :

En se basant sur les données comptables, l'expert-comptable analyse la situation financière du restaurant et fournit des conseils stratégiques pour améliorer la rentabilité, optimiser la gestion des coûts et minimiser les risques financiers.

FAQ 

Quel est le taux de TVA appliqué dans le secteur de la restauration ?

Le secteur de la restauration comprend plusieurs taux de TVA en raison de la nature variée des produits et services qu'il offre. Les taux réduits de 5,5% ou de 10% concernent les produits alimentaires et les boissons non alcoolisées. Les boissons alcoolisées quant à elles, sont toujours soumises au taux normal de 20 %.

Comment comptabiliser les repas pris par les salariés du restaurant

La comptabilisation des repas pris par les employés d'un restaurant dépend de plusieurs facteurs, notamment la nature des repas et les modalités de prise en charge. De manière générale, lorsque le restaurant met à disposition de ses employés des repas gratuitement, cela est comptabilisé comme une charge sociale attribuée comme avantage en nature au salarié. La valeur des repas est généralement évaluée forfaitairement selon les barèmes de l'URSSAF.

Le ticket Z c’est quoi ?

Le ticket Z est un ticket de caisse qui rend compte du chiffre d'affaires réalisé pendant la journée. Il est généré lors de la fermeture journalière de la caisse et contient les informations essentielles de la journée : le chiffre d'affaires journalier, le ticket moyen, la TVA collectée, etc. Les tickets Z doivent être conservés précieusement car ils sont indispensables en cas de contrôle fiscal.

Nos ressources gratuites pour restaurants

Modèle de carte de visite pour restaurant

Modèle PESTEL pour restaurant